Informare privind prelucrarea datelor personale

Politica de confidențialitate iONCO · ultima actualizare: 19 octombrie 2026

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor este Applied Solutions S.R.L., CUI 31976574, J2013002037237, cu sediul înStr. Steaua Roșie nr. 31, Otopeni, jud. Ilfov, unitate sanitară care oferă servicii de oncologie medicală sub marca iONCO („noi”). Medicul care vă evaluează documentele este Dr. Radu-Emanuel Berceanu-Ion, medic specialist în oncologie medicală, obligat la secret profesional.

Pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră ne puteți scrie la office@iONCO.ro.

2. Ce date prelucrăm și de unde

• Formularul „Trimite documente” (cu linkul personal primit la confirmarea programării): mesajul, documentele medicale încărcate și, dacă le adăugați, linkurile către imagistică, cu tipul și data investigației.
• Documentele trimise pe WhatsApp sau pe email (numai după confirmarea programării, dacă nu puteți folosi linkul personal; numărul și adresa le primiți în emailul de confirmare): numărul de telefon sau adresa de email de la care scrieți, mesajul și documentele medicale atașate. Le trecem în dosarul pacientului după ce verificăm că documentele sunt ale lui.
• Formularul de contact: numele, telefonul, adresa de email, subiectul și mesajul. Mesajul ajunge prin email la adresa cabinetului. Pe adresa de email indicată trimitem confirmarea primirii cererii, confirmarea programării și linkul personal pentru documente.
• Cererea de programare și supravegherea (în formularul de contact): datele pacientului necesare fișei medicale — numele, prenumele, CNP-ul (din care rezultă data nașterii și sexul), domiciliul, telefonul și emailul; dacă scrie un aparținător, și numele, datele de contact și relația lui cu pacientul. Nu cerem copia actului de identitate.
• Chestionarul pacientului (completat o singură dată, înainte de consult): numele, prenumele, CNP-ul și telefonul, situația profesională, înălțimea și greutatea, alergiile la medicamente, medicamentele luate în prezent și rudele cu cancer (gradul de rudenie, tipul de cancer, vârsta la diagnostic). Răspunsurile se trec în fișa medicală a pacientului.
• Facebook și Instagram: numele profilului și conținutul mesajelor sau comentariilor. Aceste canale sunt numai de informare; nu primim pe ele documente medicale și nu le preluăm în evidențele medicale.
• Protecția formularelor: la trimiterea unui formular, serviciul Cloudflare Turnstile verifică automat că trimiterea vine de la un om, nu de la un program automat. Verificarea folosește date tehnice ale browserului, nu datele din formular, și nu este folosită pentru publicitate sau urmărire.
• Anunțurile despre studiile clinice noi (dacă vă abonați pe pagina „Studii clinice”): adresa de email, categoriile de boală alese și, dacă îl alegeți, orașul, precum și data cererii, data confirmării și versiunea textului de acord pe care l-ați acceptat. Nu cerem numele și nici alte date. Pentru că alegerea unei categorii de boală poate arăta că dumneavoastră sau o persoană apropiată aveți acea boală, tratăm aceste informații ca date privind sănătatea și le protejăm ca atare.
• Newsletterul despre noutățile din ghidurile de oncologie (dacă vă abonați pe pagina „Ghiduri”): adresa de email, data cererii, data confirmării și versiunea textului de acord pe care l-ați acceptat. Nu cerem numele și nici alte date. Newsletterul este pentru profesioniștii din domeniul sănătății.
• Verificarea orientativă de pe fișele studiilor: răspunsurile la întrebări rămân numai în browserul dumneavoastră. Nu le primim, nu le păstrăm și dispar când închideți pagina.
• Site-ul și statisticile de utilizare: la fiecare vizită, browserul transmite date tehnice, de exemplu adresa IP, fără de care pagina nu poate fi afișată; furnizorul de găzduire le folosește pentru livrarea paginilor și pentru securitate. Separat, numărăm de câte ori sunt deschise paginile studiilor clinice și de câte ori sunt trimise formularele. Pentru aceste numărători păstrăm numai data, tipul evenimentului și pagina sau studiul în cauză. Nu păstrăm adresa IP, nu folosim cookie-uri și nici alte informații salvate în browser, nu identificăm vizitatorii și nu îi urmărim de la o pagină la alta, astfel că din aceste numărători nu se poate afla cine a vizitat site-ul. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire.

Echipele studiilor clinice: date profesionale

Catalogul studiilor clinice cuprinde numele și variantele de nume din registre, rolul în studiu, centrul și orașul, studiile asociate și, când este confirmată, specialitatea medicală. Numele, rolurile și centrele provin din ClinicalTrials.gov și registrul european CTIS. Pentru verificarea numelor și specialităților folosim pagini publice ale spitalelor, clinicilor, universităților, colegiilor și societăților profesionale, inclusiv CV-uri profesionale și liste publicate de aceste instituții. Sursele specialităților sunt indicate prin legături externe lângă acestea. Folosirea acestor date se bazează pe interesul legitim de a orienta cititorii către echipele studiilor (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), cu limitarea datelor și posibilitatea de corectare, restricționare sau retragere.

Afișăm aceste informații pentru orientarea cititorilor către echipele studiilor. Catalogul este public și poate fi consultat și indexat de motoarele de căutare. CV-urile rămân pe site-urile sursă: nu găzduim copii și nu preluăm din ele fotografiile, datele de naștere sau datele private de contact. Nu republicăm telefoanele și adresele de email ale persoanelor din catalog. Un rol de contact nu înseamnă automat că persoana este medic, iar lipsa specialității arată că nu am confirmat-o pentru acea identitate. Prezența în catalog nu implică o afiliere la iONCO.

Dacă sunteți o persoană listată, vă puteți opune prelucrării din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Puteți cere acces, rectificare, ștergere ori restricționare la office@iONCO.ro. Pentru identificarea înregistrării sunt suficiente numele și legătura către studiu sau numele centrului; nu trimiteți acte de identitate ori date medicale prin această solicitare.

Informarea completă pentru persoanele din catalog explică datele și sursele, interesul legitim, destinatarii și transferurile, criteriile de păstrare și exercitarea drepturilor. Această prelucrare nu se bazează pe consimțământ; portabilitatea nu i se aplică, dar puteți primi o copie a datelor. Informarea publică nu dovedește prin ea însăși că fiecare persoană a fost informată individual.

3. De ce le prelucrăm și pe ce temei

• Deschiderea fișei medicale — datele de identificare ale pacientului sunt cerute de lege pentru fișa de consultație; le luăm la cererea de programare ca să nu le mai completați la clinică (art. 6 alin. 1 lit. b și c GDPR).
• Programarea și pregătirea consultului — la cererea dumneavoastră, înainte de încheierea relației medicale (art. 6 alin. 1 lit. b din Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR).
• Evaluarea medicală a documentelor — date privind sănătatea, prelucrate în scop de diagnostic și asistență medicală, de un medic supus secretului profesional (art. 9 alin. 2 lit. h și alin. 3 GDPR).
• Obligații legale — păstrarea documentelor medicale și evidențele cerute de lege (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR).
• Administrarea și securitatea canalelor publice — interesul nostru legitim de a modera paginile și de a preveni abuzurile (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).
• Catalogul echipelor studiilor clinice — interesul legitim al operatorului și al cititorilor de a identifica echipele, centrele și specialitățile relevante, pe baza informațiilor profesionale publice și limitate la acest scop (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Detalii în informarea dedicată.
• Anunțurile despre studiile clinice noi — pe baza acordului dumneavoastră explicit (art. 6 alin. 1 lit. a și art. 9 alin. 2 lit. a GDPR), pe care îl dați bifând căsuța din formular și apoi confirmând prin linkul primit pe email. Vă puteți retrage acordul oricând, cu un singur clic, din orice email primit de la noi; retragerea nu afectează anunțurile trimise înainte. Dacă nu vă dați acordul, nu vă putem trimite anunțurile, dar puteți consulta oricând lista studiilor pe site.
• Newsletterul despre noutățile din ghidurile de oncologie — pe baza acordului dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), pe care îl dați bifând căsuța din formular și apoi confirmând prin linkul primit pe email. Vă puteți retrage acordul oricând, cu un singur clic, din orice email primit de la noi; retragerea nu afectează mesajele trimise înainte. Fără acord nu vă putem trimite newsletterul, dar puteți citi oricând noutățile pe site.
• Statisticile de utilizare — interesul nostru legitim de a afla ce informații de pe site sunt folosite, ca să le putem îmbunătăți (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Datele păstrate pentru statistici nu permit identificarea nimănui.

Nu folosim datele pentru publicitate, nu le vindem și nu facem profilare. Adresele abonaților la anunțurile despre studiile clinice sunt folosite numai pentru aceste anunțuri: nu le legăm de vreun dosar medical, nu le transmitem centrelor de studiu, medicilor investigatori sau sponsorilor studiilor și nu vă trimitem prin ele oferte de servicii. La fel, adresele abonaților la newsletterul despre ghiduri sunt folosite numai pentru acest newsletter.

4. Unde ajung documentele trimise prin formular

Fișierele sunt verificate automat (tip și mărime) și trecute direct în dosarul electronic al cabinetului, într-o secțiune separată de documente primite. Medicul decide dacă și cum preia documentele. Fișa pacientului se deschide din datele trimise la cererea de programare, numai pentru pacienții care nu au deja una. Fișierele nu se păstrează pe serverul formularului după transfer; păstrăm numai amprenta lor digitală (un cod calculat din fișier, din care conținutul nu poate fi refăcut), ca același document să nu fie primit de două ori.

Pentru organizarea dosarului, medicul poate folosi instrumente software, inclusiv instrumente de inteligență artificială. Acestea pregătesc informația; nicio decizie medicală nu este luată automat, toate recomandările aparțin medicului.

5. Cui transmitem datele

Pentru formulare și activitatea medicală, folosim furnizorii necesari serviciului, care acționează în numele nostru (persoane împuternicite), pe bază de contract:

• MedConnect Systems S.R.L. — sistemul de dosar medical electronic (MCS);
• furnizorii de infrastructură pentru site, formulare și email: Cloudflare (găzduirea site-ului, funcțiile formularelor, bazele de date pentru abonamente, statistici și operațiunile formularelor) și furnizorul serviciului de email prin care trimitem confirmările și anunțurile. Bazele de date pentru abonamente și operațiunile formularelor sunt configurate să funcționeze și să păstreze datele numai în Uniunea Europeană; cererile venite de pe site pot fi însă preluate și de servere ale furnizorului aflate în afara Uniunii, cu garanțiile prevăzute de lege;
• pentru documentele trimise pe WhatsApp: Meta Platforms Ireland Ltd. (serviciul WhatsApp Business), furnizorul de acces 360dialog și Supabase (baza de date a cabinetului, găzduită la Frankfurt), prin care mesajele ajung în căsuța cabinetului;
• pentru documentele trimise pe email: furnizorul serviciului de email al cabinetului;
• furnizorii de instrumente software și de inteligență artificială folosite pentru organizarea dosarului.

Separat, datele profesionale din catalogul echipelor sunt publicate pe site și pot fi consultate din orice țară și indexate de motoare de căutare. Găzduirea și distribuirea prin rețeaua globală Cloudflare pot implica prelucrare în afara Spațiului Economic European; catalogul public nu este limitat la infrastructură UE.Informarea catalogului explică destinatarii și documentele privind transferurile.

Pentru paginile de Facebook și Instagram, Meta Platforms Ireland Ltd. și noi suntem operatori asociați în ceea ce privește statisticile paginii, conform anexei publicate de Meta („Page Insights Controller Addendum”).

Unii furnizori pot transfera date în afara Spațiului Economic European (de exemplu, în SUA), numai cu garanțiile cerute de GDPR: decizia de adecvare pentru cadrul UE–SUA privind protecția datelor sau clauze contractuale standard.

6. Cât timp păstrăm datele

• Documentele primite pentru care nu se ajunge la un consult: cel mult 12 luni de la primire, apoi se șterg.
• Documentele care devin parte a dosarului medical: termenele legale de păstrare a documentelor medicale.
• Mesajele de pe Facebook și Instagram: se arhivează și se șterg periodic, cel mult 6 luni.
• Mesajele primite prin formularul de contact care nu duc la un consult: cel mult 12 luni.
• Pentru reluarea unei livrări întrerupte, mesajele email fără atașamente sunt păstrate temporar într-o coadă criptată: conținutul este șters după confirmarea livrării către serverul de email, dar nu mai târziu de 7 zile. Răspunsurile tehnice necesare prevenirii cererilor duplicate sunt criptate și expiră după 24 de ore. Fișierele medicale nu sunt păstrate în această coadă.
• Linkul personal pentru documente (numele pacientului, persoana de contact, data programării): cât timp linkul este valabil, de regulă 6 luni.
• Amprentele digitale ale documentelor și ale linkurilor primite: cel mult 13 luni.
• Abonarea la anunțurile despre studiile clinice: cât timp sunteți abonat. O dată pe an vă întrebăm printr-un email dacă doriți în continuare anunțurile; dacă nu confirmați în 30 de zile, ștergem abonarea. La dezabonare ștergem imediat adresa de email și categoriile alese. Cererile de abonare neconfirmate se șterg după 48 de ore.
• Abonarea la newsletterul despre ghiduri: cât timp sunteți abonat. O dată pe an vă întrebăm printr-un email dacă doriți în continuare newsletterul; dacă nu confirmați în 30 de zile, ștergem abonarea. La dezabonare ștergem imediat adresa de email. Cererile de abonare neconfirmate se șterg după 48 de ore.
• Statisticile de utilizare: nu conțin date personale; le păstrăm cel mult 24 de luni.
• Catalogul echipelor studiilor: publicăm numai persoanele legate de studiile afișate; criteriile pentru datele profesionale, verificări și cererile persoanelor sunt descrise în informarea dedicată.

7. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de opoziție și, pentru prelucrările cărora li se aplică, de portabilitate a datelor (art. 15–21 GDPR), precum și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 22). Dacă v-ați abonat la anunțurile despre studiile clinice sau la newsletterul despre ghiduri, vă puteți retrage oricând acordul, la fel de simplu cum l-ați dat: prin linkul de dezabonare din orice email sau scriindu-ne la adresa de mai jos. Ne puteți scrie la office@iONCO.ro; răspundem fără întârziere nejustificată, în cel mult o lună. Dacă este necesar, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni; vă anunțăm motivat în prima lună. Aveți dreptul să depuneți plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

8. Cum cereți ștergerea datelor

Trimiteți un mesaj la office@iONCO.ro sau prin formularul de contact, cu textul „Ștergere date” și informațiile necesare identificării înregistrării. Pentru catalogul profesional sunt suficiente numele și linkul sau centrul; nu este necesar numărul de telefon. Vă comunicăm soluția cererii în termenul descris mai sus. Documentele pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu, cele din dosarul medical) rămân păstrate până la expirarea termenului legal, iar noi vă spunem acest lucru. Conversațiile din contul dumneavoastră de Facebook sau Instagram le puteți șterge oricând și singur. Pentru anunțurile despre studiile clinice și pentru newsletterul despre ghiduri nu este nevoie să ne scrieți: linkul de dezabonare din orice email șterge imediat adresa (și categoriile alese, la anunțuri).

9. Securitate

Transmisiile sunt criptate (HTTPS). Accesul la dosarul electronic este limitat la persoanele autorizate. Formularul acceptă numai PDF și imagini; alte tipuri de fișiere sunt respinse.

10. Urgențe

Site-ul, formularul și canalele de mesagerie nu sunt monitorizate permanent. În caz de urgență, sunați la 112.